Содержание

1.   Общая часть.. 3

1.1.   Назначение документа. 3

1.2.   Работа с АРМ... 3

1.3.   Перечень сокращений. 3

2.   Работа с документами.. 6

2.1.   Основные положения. 6

2.2.   Статусы документов. 6

3.   Произвольные документы... 8

3.1.   Создание нового произвольного документа. 8

3.2.   Создание документа с автоприкреплением файлов. 9

3.3.   Обработка входящих документов. 10

3.3.1.   Выгрузка вложений входящего документа. 10

4.   Протокол.. 12

5.   Ведение справочников.. 16

5.1.   Сведения об организации. 16

6.   Архивация.. 23

6.1.   Ручная архивация. 23

6.2.   Допустимые статусы документов для архивации. 23

6.3.   Автоматическая архивация. 24

6.3.1.   Автоархивация при помощи автопроцедур. 24

6.3.2.   Ручная автоархивация. 24

6.4.   Работа с архивами документов. 24

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ.. 27

1.          Общая часть

1.1.             Назначение документа

Описываемая в настоящем руководстве программа представляет собой рабочее место пользователя Минфин, включенного в автоматизированную систему электронного документооборота.

Полностью данное рабочее место пользователя Минфин представляет собой программный комплекс, состоящий из нескольких программ:

–     рабочего места оператора;

–     системы электронно-цифровой подписи и шифрации (ЭЦП);

–     транспортной системы, осуществляющей связь «Клиент – Сервер».

Рабочее место оператора имеет стандартный интерфейс, свойственный большинству программ Windows.

1.2.             Работа с АРМ

При запуске рабочего места пользователя Минфин открывается окно (см. рисунок 1), в котором представлено главное меню и панель инструментов.

Рисунок                 1. Окно работы с программой

Описание элементов интерфейса программы и стандартных приемов работы с документами представлено в документе «СЭД. Общая часть. Руководство пользователя».

Внимание!         Не рекомендуется запускать на одной машине более одного клиентского места.

Описание используемых справочников доступно в документе «СЭД. Справочники. Руководство пользователя».

1.3.             Перечень сокращений

Таблица                    1. Перечень сокращений

2.          Работа с документами

2.1.             Основные положения

В соответствии с Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.08.2008 г. № 80н «О Порядке ведения сводного реестра главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета» АРМ Минфин обеспечивает электронный документооборот между ФК и Минфином в рамках следующих возможностей:

–     Просмотр данных справочника «Сводный реестр УБП» от ЦАФК.

–     Получение отчета «Сводный реестр УБП» в составе произвольного документа от ЦАФК.

–     Получение отчета «Сведения о бюджетных полномочиях УБП» в составе произвольного документа от ЦАФК.

–     Формирование отчетов по РУБП:

–     «Сводный реестр УБП».

–     «Сведения о бюджетных полномочиях УБП».

–     Получение ЭД «Протокол» на аннулирование документа «Приказ финансового органа о взыскании неиспользованных остатках целевых средств» от ЦАФК.

Отчет по РУБП формируется на основании данных справочника «Сводный реестр УБП» по всем реестровым записям, имеющим статус «Включена», «Условно исключена».

Исходящие документы (отчеты по РУБП в составе произвольных документов) после создания на АРМ Сервер-ЦАФК заверяются ЭЦП уполномоченного сотрудника и отсылаются на АРМ Минфин.

На АРМ Минфин осуществляется получение произвольных документов, проводится проверка подписи и обработка документов (отправка квитка), в результате которой АРМ ЦАФК получает в режиме реального времени информацию о состоянии своих отправленных документов. Состояние документа определяется по его статусу.

На АРМ Минфин предусмотрена возможность выполнения стандартных операций: импорта, экспорта, просмотра и печати произвольного документа с вложением отчетов «Сводный реестр УБП» и «Сведения о бюджетных полномочиях УБП» (см. раздел 3).

На АРМ Минфин справочники группы «Корпоративные» доступны только для просмотра.

2.2.             Статусы документов

Созданный и сохраненный документ имеет статус «новый». Затем, в зависимости от выполняемых операций, документ последовательно меняет статусы и, когда обработка по данному документу завершена, он переходит в соответствующий конечный статус.

Примечание:    Наличие символа «+» рядом со статусом означает, что информация о смене статуса передана АРМ-отправителю документа. Наличие символа «*» рядом со статусом означает, что документ был создан на другом АРМ.

Для исходящих документов возможны следующие статусы:

–     «Новый» – этот статус присваивается вновь созданному документу. Документ со статусом можно отредактировать, удалить, подписать.

–     «Подписан» – документ подписан и готов к отправке. Если под документом должно стоять несколько подписей, то их статус будет иным, например «подписан I (ждет II)», если под документом стоит одна подпись из двух требуемых.

–     «Ждет отправки» – статус присваивается документу в результате выполнения команды «К отправке». По умолчанию статус «ждет отправки» автоматически изменяется на статус «отправляется», что свидетельствует о том, что подключены соответствующие автопроцедуры. Если смена статусов не происходит, значит, что нет подключения автопроцедур. Тогда документам с этим статусом ещё можно вернуть статусы «подписан», «новый». Это последний статус, с которого можно вернуться к редактированию или удалению документа, снять подпись. Следующий этап – отправка документа.

–     «Отправлен» – статус присваивается документу автоматически по выполнению автопроцедуры после статуса «ждет отправки» или по команде «отправить».

–     «Доставлен» – статус присваивается документу в том случае, если транспортная подсистема принимающей стороны подтвердила приём документа.

Примечание:    Автопроцедуры подключены, поэтому автоматически документ после принятого статуса «ждёт отправки» будет принимать статусы «отправляется», «отправлен» и «доставлен».

–     «ЭЦП не верна» – статус присваивается, если при проверке ЭЦП на принимающей стороне возникла ошибка (изменение полей документа, сбой передачи и т.д.). Документ нужно создать заново и повторить отправку.

–     «Принят» – статус присваивается, если документ получен на АРМ-получателе и проверка подписи и реквизитов пройдена успешно.

–     «Отказан» – статус присваивается документу, если он получен, но не принят к исполнению (не соответствует правилам оформления документов или исполнение документа там невозможно). Обоснование отказа можно увидеть в поле «Сообщение» при просмотре документа.

–     «Отложен» – статус присваивается документу, если в результате экспорта с автооткреплением файлов не было выгружено ни одного файла входящего документа.

–     «Принят ФК» – статус присваивается после успешной загрузки документа во внешнее ППО, выполняющее учетные функции.

–     «Не принят ФК» – статус присваивается после неудачной загрузки документа во внешнее ППО, выполняющее учетные функции.

3.          Произвольные документы

Для передачи любой служебной информации в орган ФК служат произвольные документы.

На АРМ Минфин в составе произвольных документов передаются с АРМ Сервер-ЦАФК отчеты по РУБП:

–     «Сводный реестр УБП»

–     «Сведения о бюджетных полномочиях УБП»

С произвольным документом работа проводится по стандартной схеме, аналогично работе с любым исходящим/входящим документом.

3.1.             Создание нового произвольного документа

Для создания нового исходящего произвольного документа нужно выбрать пункт меню «Документы – Служебные – Произвольные документы». В открывшейся форме следует нажать кнопку  или клавишу «Insert». Откроется экранная форма, представленная на рисунке 2.

Рисунок                 2. Форма исходящего произвольного документа

В поля формы исходящего произвольного документа вводятся следующие данные:

–     «Номер» – номер документа. Значение указывается вручную. При помощи кнопки  номер проставляется автоматически из принципа N+1, где N – номер последнего сохраненного документа. Доступно для редактирования.

–     «Дата» – дата документа. Автоматически устанавливается текущая дата.

–     «Отправитель сообщения» – наименование юридического лица отправителя сообщения (Минфин). Поле заполняется при помощи выбора из справочника «Юридические лица АРМ».

–     «Получатель сообщения» – наименование юридического лица получателя сообщения (ЦАФК). Поле заполняется при помощи выбора из справочника «Юридические лица АРМ».

–     «Тип сообщения» – выбирается тип документа из справочника «Типы произвольных документов». По умолчанию используется тип – «Письмо».

–     «Тема сообщения» – вводится произвольный текст, определяющий тематику посылаемого документа.

–     «Сообщение» – основной текст сообщения. Поле заполняется с клавиатуры.

В нижней части формы, в поле «Контейнер вложений» можно прикрепить любые файлы. Для этого следует перейти в область данного поля и нажать клавишу «Insert», или вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Вставить». На экран будет выведено диалоговое окно выбора файла.

Название прикрепленного файла может отображаться в одном из четырех видов: крупные значки, мелкие значки, список и отчет. Чтобы изменить внешний вид названия файла следует в контекстном меню выбрать пункт «Вид» и далее выбрать вид списка.

Чтобы удалить прикрепленный документ из списка, нужно нажать клавишу «Delete» или в контекстном меню выбрать пункт «Удалить».

В нижней части формы имеется поле «Основание» для описания назначения сообщения. Поле заполняется вручную, либо выбором из списка шаблонов оснований.

После ввода данных документ сохраняется, затем стандартным образом подписывается ЭЦП и отправляется в ЦАФК.

3.2.      Создание документа с автоприкреплением файлов

В системе СЭД реализована функция импортирования документов с вложенными в них файлами. Импорт документов ЦАФК с автоприкреплением файлов производится в скроллере «Произвольные документы» (пункт меню «Документы – Служебные – Произвольные документы»).

Для импорта документа с автоприкреплением файлов необходимо выполнить команду контекстного меню «Импорт с автоприкреплением файлов», после чего программа сделает обращение к директории, указанной в настройке шаблона импорта, с целью поиска файлов для прикрепления к документу.

Внимание!         Шаблон импорта произвольного документа с автоприкреплением файлов настраивается администратором системы.

После того как файлы будут найдены, в результате выполнения операции создадутся документы, в каждый из которых будет вложен один файл.

Внимание!         Следует формировать прикрепляемые файлы с названием, включающим код ФК получателя (4 символа, в которых первые 2 символа – номер региона). В противном случае в сформированном документе с прикрепляемым файлом не будет заполняться получатель сообщения (поле «Получатель сообщения»). Такой документ не пройдет контроль корректности заполнения и примет статус «ошибка автоконтроля».

После импортирования документ проверяется, подписывается ЭЦП и доставляется на сервер СЭД. Информация об успешной передаче документа, в виде квитка, передается отправителю – изменяется статус документа.

В ППО «СЭД» существует возможность автоматического импортирования документов с вложенными в них файлами, отправки и выгрузки вложений с помощью автопроцедур.

Внимание!         Настройка автопроцедур осуществляется ТОЛЬКО администратором системы СЭД. Пользовательское вмешательство в настройки автопроцедур может привести к некорректной работе системы.

3.3.             Обработка входящих документов

Для полученных от ЦАФК документов выполняется стандартная проверка подписи, а затем выгрузка вложений (см. пункт 3.3.1).

Рисунок                 3. Форма исходящего произвольного документа

3.3.1.      Выгрузка вложений входящего документа

Для сохранения вложений входящего документа с использованием механизма выгрузки необходимо выполнить команду контекстного меню «Выгрузка вложений» с документом, находящемся в статусе «*Принят+» в списке произвольных документов. В результате выполнения операции документ перейдет на статус «Экспортирован», а вложенный файл будет выгружен в директорию выгрузки, указанной в шаблоне экспорта.

Если вложения произвольного документа требуется выгружать несколько раз, используется команда контекстного меню «Выгрузка вложений (без смены статуса)».

Внимание!         Шаблон экспорта вложений произвольного документа настраивается администратором системы.

Для сохранения вложений входящего произвольного документа вручную в пользовательскую директорию следует открыть документ двойным щелчком мыши, либо при помощи кнопки . В форме входящего документа (см. рисунок 3) в поле «Контейнер вложений» щелкнуть правой кнопкой мыши на файле вложения. В открывшемся контекстном меню следует использовать команды:

–     «Открыть» – открывает файл из текущего места.

–     «Сохранить как» – позволяет сохранить файл в выбранную директорию.

Для закрытия формы нажать кнопку «Закрыть».

4.          Протокол

ЭД «Протокол» на аннулирование документа «Приказ финансового органа о взыскании неиспользованных остатках целевых средств» формируется на АРМ Сервер-ЦАФК путем ручного ввода, подписывается ЭЦП и отправляется на АРМ Клиент-Минфин.

На АРМ Клиент-Минфин обеспечивается выполнение следующих операций с ЭД «Протокол»: прием, проверка ЭЦП, просмотр, хранение, архивация, печать, экспорт.

Для работы с ЭД «Протокол» следует выбрать пункт меню: «Документы – Протоколы – Протоколы». Откроется форма списка документов.

Документ открывается двойным щелчком мыши по строке списка документов или по кнопке . Документ имеет вид, представленный на рисунке 4. Редактирование ЭД «Протокол» не осуществляется.

Рисунок                 4 Экранная форма ЭД «Протокол». Вкладка «Основные»

Экранная форма «Протокол» содержит общую информационную часть и три вкладки: «Основные», «Почтовая информация» и «Дополнительно».

В верхней и нижней части документа содержатся общие поля:

–     «Номер» – номер документа «Протокол».

–     «Дата» – дата формирования документа «Протокол».

На вкладке «Основные» содержатся реквизиты:

–     Группа полей «Откуда»: «ОрФК» – код и полное наименование органа Федерального казначейства, сформировавшего документ «Протокол» в соответствии со справочником «Органы федерального казначейства».

–     Группа полей «Куда»:

–     «ОрФК» – код и полное наименование ОрФК, которому направляется документ «Протокол». Поле не заполняется.

–     Группа полей «Клиент»:

–     «УБП» – код и полное наименование УБП в соответствии со справочником «Сводный реестр УБП».

–     «Лицевой счет» – номер лицевого счета участника бюджетного процесса, документ которого обрабатывался в соответствии со справочником «Лицевые счета».

–     «Бюджет» – наименование бюджета. Заполнено значением «Федеральный бюджет».

–     «ФО» – наименование финансового органа. Заполнено значением «Министерство финансов Российской Федерации».

–     Группа полей «Документ-основание»:

–     «Номер» – отображается номер документа «Приказ финансового органа о взыскании неиспользованных остатках целевых средств», на основании которого формируется документ «Протокол».

–     «Дата» – отображается дата документа «Приказ финансового органа о взыскании неиспользованных остатках целевых средств», на основании которого формируется документ «Протокол».

–     «Наименование» – заполнено значением «Приказ финансового органа о взыскании неиспользованных остатков целевых средств».

Примечание.     Для просмотра документа-основания в отдельном окне нажмите кнопку «Открыть документ»  на панели инструментов.

–     «Признак» – признак, принят или аннулирован документ клиента. Возможные значения:

–     Принят;

–     Аннулирован.

–     «Дата принятия к учету» – дата принятия для обработки или на учет (аннулирования) документа клиента.

–     «Примечание» – описание причин аннулирования документа или не принятия его для обработки или постановки на учет и другая необходимая информация.

Рисунок                 5 Экранная форма ЭД «Протокол». Вкладка «Почтовая информация»

На вкладке «Почтовая информация» содержатся реквизиты:

–     Группа полей «Отправитель»:

–     «ОрФК» – код и полное наименование органа Федерального казначейства, отправившего документ «Протокол».

–     Группа полей «Получатель»:

–     «Уровень бюджета» – наименование бюджета. Заполнено значением «Федеральный бюджет».

–     «УБП» – код и наименование участника бюджетного процесса (органа Федерального казначейства), которому направляется документ «Протокол».

–     «ОрФК» – код и наименование ОрФК, которому направляется документ «Протокол». Поле не заполняется.

Рисунок                 6 Экранная форма ЭД «Протокол». Вкладка «Дополнительно»

На вкладке «Дополнительно» содержатся реквизиты:

–     Группа полей «Ответственный исполнитель»:

–     «Должность» – должность работника, сформировавшего документ «Протокол».

–     «Ф.И.О.» – фамилия и инициалы работника, сформировавшего документ «Протокол».

–     «Телефон» – телефон работника, сформировавшего документ «Протокол».

–     «Дата подписания» – дата подписания протокола.

5.          Ведение справочников

5.1.             Сведения об организации

Документ «Сведения об организации» предназначен для передачи информации об организации-Заказчике до органов Федерального казначейства. На основе ЭД «Сведения об организации» в ОрФК формируются справочники «Сводный перечень заказчиков» и «Реквизиты счетов».

ЭД «Сведения об организации» создается на АРМ Клиента СЭД путем ручного ввода или импорта в виде файла, соответствующего Требованиям к форматам файлов, с последующим преобразованием файла в документ. Документ, сохраненный в системе СЭД, подписывается ЭЦП, направляется на АРМ Сервер-УФК/Сервер-ОФК и далее на АРМ Сервер-… Продолжение »