Содержание

1.     Общая часть.. 3

1.1.     Назначение документа. 3

1.2.     Работа с АРМ... 3

1.3.     Перечень терминов и сокращений. 3

2.     Работа с документами.. 7

3.     Государственные контракты... 8

3.1.     Сведения о контракте. 8

3.2.     Сведения об исполнении контракта. 19

3.3.     Извещение о регистрации контракта. 23

3.4.     Уведомление о возврате. 25

4.     Отправка служебной информации.. 28

4.1.     Работа с произвольными документами. 28

4.2.     Создание нового произвольного документа. 28

4.3.     Выгрузка вложений произвольного документа. 29

4.4.     Импорт произвольных документов с автоприкреплением файлов. 29

5.     Ведение справочников.. 31

5.1.     Сведения об организации. 31

6.     Архивация.. 38

6.1.     Ручная архивация. 38

6.2.     Допустимые статусы документов для архивации. 38

6.3.     Автоматическая архивация. 39

6.3.1.      Автоархивация при помощи автопроцедур. 40

6.3.2.      Ручная автоархивация. 40

6.4.     Работа с архивами документов. 40

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ.. 43

1.          Общая часть

1.1.   Назначение документа

Описываемая в настоящем руководстве программа представляет собой рабочее место «Государственный внебюджетный фонд», включенного в автоматизированную систему электронного документооборота. АРМ ВБФ предназначен для сбора и регистрации сведений о контрактах и сведений об исполнении контрактов, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет внебюджетных источников финансирования.

Полностью данное рабочее место оператора АРМ ВБФ представляет собой программный комплекс, состоящий из нескольких программ:

–     рабочего места оператора;

–     системы электронно-цифровой подписи и шифрации (ЭЦП);

–     транспортной системы, осуществляющей связь «Клиент ВБФ – Сервер органа ФК».

1.2.   Работа с АРМ

При запуске СЭД клиента ВБФ открывается окно работы с программой, имеющее стандартный интерфейс для программ Windows.

Рисунок                 1. Окно работы с программой

Описание элементов интерфейса программы и стандартных приемов работы с документами представлено в документе «СЭД. Общая часть. Руководство пользователя».

Внимание!         Не рекомендуется запускать на одной машине более одного клиентского места.

Описание справочников АРМ ВБФ доступно в документе «СЭД. Справочники. Руководство пользователя». Описание отчетных форм АРМ ВБФ доступно в документе «СЭД. Отчеты. Руководство пользователя».

1.3.   Перечень терминов и сокращений

Таблица                    1. Перечень терминов и сокращений

2.          Работа с документами

Документы, создаваемые в программе и передаваемые в орган ФК, называются исходящими. К исходящим документам относятся:

–     Сведения о контракте.

–     Сведения об исполнении контракта.

–     Произвольный документ.

Документы, созданные на АРМ сервера СЭД и полученные на АРМ ВБФ, называются входящими. Входящие документы не доступны для редактирования и предназначены только для просмотра и/или обработки. К входящим документам относятся:

–     Извещение о регистрации контракта;

–     Произвольный документ.

Подробнее о работе с исходящими и входящими документами см. в документе «СЭД. Общая часть. Руководство пользователя».

Состояние документа определяется по статусу. Все возможные операции с документом зависят от его типа и текущего статуса. Подробнее о статусах входящих и исходящих документов ГК см. в документе «СЭД. Регламент работы с документами ГК. Руководство пользователя».

3.          Государственные контракты

Для доведения информации от Госзаказчика (ВБФ) до ОрФК о государственных контрактах, заключенных по итогам размещения государственного заказа на поставку продукции, работ, услуг используются документы «Сведения о контракте», «Сведения об исполнении контракта». Для оповещения Госзаказчика о регистрации в ТОФК ЭД «Сведения о контракте», «Сведения об исполнении контракта» или о возврате органом Федерального казначейства ЭД «Сведения о контракте», «Сведения об исполнении контракта» используются документы «Извещение о регистрации контракта» и «Уведомление о возврате».

3.1.   Сведения о контракте

Для предоставления сведений о государственном контракте, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств внебюджетных источников финансирования, в органы ФК Госзаказчик формирует ЭД «Сведения о контракте» на АРМ Клиент-ВБФ. Документ подписывается и отправляется в ТОФК, в котором Госзаказчику открыт лицевой счет бюджетополучателя, посредством ППО «СЭД». Далее документ передается от ТОФК до ТОФК и от УФК до ЦАФК для учета государственных контрактов в органах Федерального казначейства и в ЦАФК.

Документ «Сведения о контракте» предоставляется в органы ФК не позже 3-х рабочих дней со дня заключения госконтракта.

ЭД «Сведения о контракте» может быть двух типов:

–     Первичные – используется для доведения от ВБФ до ОрФК информации о необходимости включения  государственного контракта, заключенного по итогам размещения государственного заказа на поставку продукции, работ, услуг, в Реестр;

–     Измененные – используется для доведения от ВБФ до ОрФК информации о необходимости внести в Реестр изменения к государственному контракту по итогам заключения дополнительных соглашений.

ЭД «Сведения о контракте» создается на АРМ Клиент-ВБФ вручную либо путем импорта, подписывается ЭЦП и отправляется на сервер ТОФК. На сервере ТОФК документ проходит проверку подписи и реквизитов. Конечный статус доводится до отправителя.

На АРМ Клиент-ВБФ обеспечивается выполнение следующих операций с ЭД «Сведения о контракте»:

–     ручной ввод;

–     импорт из структурированного текстового файла;

–     просмотр и  редактирование документа;

–     наложение ЭЦП;

–     доставка на АРМ Сервер-УФК/Сервер-ОФК;

–     экспорт в учетную систему ВБФ;

–     хранение в базе данных АРМ;

–     печать согласно шаблону печати (шаблоны печати секретных и несекретных документов различаются).

Для работы с ЭД «Сведения о контракте» следует выбрать пункт меню «Документы –Государственные контракты – Сведения о контракте». Появится список документов, которые удовлетворяют условиям отбора, приведенным на панели фильтрации. Можно как расширить, так и уменьшить диапазон видимых документов с помощью задания условий фильтра.

Для создания ЭД в открывшемся списке документов требуется нажать кнопку  или клавишу «Insert».Появится экранная форма, изображенная на рисунке 2.

Рисунок                 2. Форма «Сведения о контракте». Вкладка «Основные»

Форма содержит общую информационную часть и 6 вкладок.

В заголовочной части документа заполняются следующие общие поля:

–     «Дата» – дата документа. По умолчанию устанавливается текущая системная дата. Возможно изменение значения с помощью календаря. Поле обязательно для заполнения.

–     «Тип» – тип документа «Сведения о контракте (основной)» или «Сведения о контракте (изменения)». Возможные значения: Первичные или Измененные. По умолчанию указано «Первичные». Поле обязательно для заполнения.

–     «ППП» – код ведомства. Значение выбирается из справочника «Коды глав». Поле обязательно для заполнения.

–     «Секретность» – признак секретности документа. В поле может быть указано одно из значений:

–     Пустое значение;

–     «НС – Не секретно» (указано по умолчанию);

–     «ДСП – Для служебного пользования»;

–     «С – Секретно»;

–     «СС – Совершенно секретно»;

–     «ОВ – Особой важности».

–     «Родительский документ» – наименование родительского ЭД «Сведения о контракте». Значение выбирается из списка ЭД «Сведения о контракте». Поле заполняется только для типа документа «Измененные».

В нижней части формы имеется общее поле: «Комментарий» – текстовое поле с описанием основания. Поле заполняется вручную, либо выбором из списка шаблонов оснований.

На вкладке «Основные» заполняются следующие данные:

–     Группа полей «Журнал ТОФК»:

–     «Номер реестровой записи» – уникальный входящий номер документа по журналу ТОФК. Поле не редактируется. Значение проставляется автоматически после загрузки ЭД «Извещение о регистрации контракта» на данный ЭД «Сведения о контракте».

–     «Дата регистрации» – дата регистрации сведений о контракте в журнале ТОФК. Поле не редактируется. Значение проставляется автоматически после загрузки ЭД «Извещение о регистрации контракта» на данный ЭД «Сведения о контракте».

–     Группа полей «Госзаказчик»:

–     «Заказчик» – код и наименование государственного заказчика. Код выбирается из справочника «ПУБП» или «РУБП» (выбор справочника – справа). Поле обязательно для заполнения. Наименование подтягивается из справочника по коду.

Примечание.     Ручной ввод произвольного значения в поле «Наименование заказчика» разрешен, если в записи справочника «РУБП» значение поля «Тип контура» равно «S».

Для наименования Госзаказчика производится проверка на существование наименования Госзаказчика в справочнике «РУБП» или в справочнике «ПУБП» с учетом заглавных и строчных букв «е» и «ё», знаков «№» и «N».

–     «ИНН» – указывается идентификационный номер налогоплательщика – государственного или муниципального заказчика. Значение вводится с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

–     «КПП» – указывается код причины постановки на учет в налоговом органе государственного или муниципального заказчика. Значение вводится с клавиатуры.

–     «ТОФК» – код и наименование органа ФК, в котором открыт лицевой счет государственному заказчику. Код заполняется выбором из справочника «Органы ФК». Поле обязательно для заполнения.

–     Группа полей «Источник финансирования контракта»:

–     «Публично-правовое образование» – наименование публично правового образования. По умолчанию указано «Российская Федерация». Возможен выбор из справочника «Публично-правовые образования». Поле обязательно для заполнения.

–     «Бюджет» – соответствующее публично-правовому образованию наименование бюджета. Если значение поля введено в справочник публично-правовых образований, то заполняется автоматически после выбора значения в поле «Публично-правовое образование». По умолчанию указано «Федеральный бюджет». Поле недоступно для редактирования.

–     «Вид внебюджетных средств» – вид внебюджетных средств. Значение выбирается из справочника «Виды внебюджетных средств».

–     Группа полей «Гос. контракт»:

–     «Дата заключения» – указывается дата заключения государственного контракта. Поле заполняется вручную или с помощью календаря. Поле обязательно для заполнения.

–     «Номер» – указывается номер заключенного государственного контракта. Вводится значение с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения. Для номера госконтракта производится проверка на допустимые символы. В первом знаке код должен содержать символ «И» – буквенный отличительный признак принадлежности к избирательной комиссии по субъекту Российской Федерации.

–     «Валюта» – код валюты контракта по Общероссийскому классификатору валют. Поле обязательно для заполнения. Значение выбирается из справочника валют.

–     «Срок исполнения» – указывается плановый срок завершения обязательств по контракту в формате мм.гггг (месяц и год завершения исполнения контракта). Поле заполняется с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

–     «Цена, руб» – указывается общая сумма по заключенному государственному контракту. Поле обязательно для заполнения. Значение вводится с клавиатуры. Указывается цена контракта в рублях, при этом сумма может быть как положительной, так и отрицательной. Сумма может быть также дробным числом (положительным или отрицательным) в формате «0.00», при этом дробная часть отделяется точкой. Значение данного поля должно составлять сумму по строкам контракта.

–     «Дата проведения аукциона» – указывается дата проведения аукциона, подведения итогов конкурса или итогов запроса котировок. Поле заполняется вручную.

–     «Способ размещения заказа» – указывается один из способов размещения заказа. Поле обязательно для заполнения. Значение выбирается из списка:

–     открытый конкурс;

–     открытый аукцион;

–     открытый аукцион в электронной форме;

–     торги на товарных биржах;

–     запрос котировок;

–     предварительный отбор и запрос котировок при чрезвычайных ситуациях;

–     единственный поставщик (исполнитель, подрядчик);

–     закрытый конкурс;

–     закрытый аукцион.

–     «Номер извещения» – указывается номер, присвоенный извещению о проведении торгов,  конкурса, аукциона, запроса котировок. Значение вводится с клавиатуры. Поле является обязательным для заполнения при проведении открытого конкурса, открытого аукциона, запроса котировок.

–     «Тип изменения» – указывается тип изменения контракта, значение выбирается из списка: «Изменение контракта, Исправление сведений». Возможно отсутствие значения. Поле доступно для редактирования, если в поле «Секретность» указано «НС – не секретно». Для других значений секретности поле нередактируемое.

–     Группа полей «Подтверждающий документ»:

–     «Дата» – указывается дата документа, подтверждающего основание заключения госконтракта. Вводится значение с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

–     «Реквизиты» – указывается номер и наименование документа, подтверждающего основание заключения госконтракта. Вводится значение с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

В случае если тип документа – «Измененные», в нижней части формы заполняются следующие поля:

–     «Номер изменения» – номер документа изменения к госконтракту. Поле не заполняется на АРМ ВБФ. (Заполняется уполномоченным органом ТОФК).

–     «Дата изменения» – дата изменения к госконтракту. Поле заполняется вручную.

–     «Основание для изменения» – основание для внесения изменений по госконтракту. Поле заполняется вручную.

Рисунок                 3. Форма «Сведения о контракте». Вкладка «Почтовая информация»

На вкладке «Почтовая информация» вводятся данные об отправителе и получателе документа.

–     Группа полей «Отправитель»:

–     «ТОФК» – поле заполняется, если отправителем документа является ТОФК. Не доступно для редактирования на АРМ ВБФ.

–     «БП» – указывается код и наименование ВБФ – отправителя документа. Значение выбирается из справочника «ПУБП». Ручной ввод произвольного значения в поле «Полное наименование ВБФ» разрешен, если в записи справочника «РУБП» значение поля «Тип контура» равно «S».

–     Группа полей «Получатель»: «ТОФК» – код и наименование ТОФК получателя документа. Значение выбирается из справочника «Органы ФК».

Рисунок                 4. Форма «Сведения о контракте». Вкладка «Поставщики»

На вкладке «Поставщики» представлена информация о поставщике товаров и услуг. На вкладке «Поставщики» может быть указан как один, так и несколько поставщиков.

Для ввода информации о поставщике нажать кнопку  на панели инструментов вкладки. Для просмотра информации о поставщике нажать кнопку . Откроется форма «Поставщик».

Рисунок                 5. Форма «Поставщик»

В форме «Поставщик» заполняются следующие поля:

–     «№п/п» – указывается порядковый номер поставщика (исполнителя, подрядчика) в соответствии с контрактом. Поле обязательно для заполнения.

–     «ИНН» – ИНН поставщика товаров и услуг. Выбирается из справочника получателей или заполняется с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

–     «КПП» – КПП поставщика товаров и услуг (только для юридических лиц). Поле заполняется автоматически после выбора организации в поле ИНН или заполняется с клавиатуры.

–     «Полное наименование» – указывается полное наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица – поставщика товара, работ, услуг в соответствии с контрактом. Поле заполняется автоматически после выбора организации в поле ИНН или заполняется с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

–     «Адрес (индекс, субъект РФ, город, адрес)» – указывается почтовый адрес поставщика товаров и услуг (индекс, субъект РФ, город расположения, улица, дом). Значение вводится с клавиатуры. Поле обязательно для заполнения.

–     «Код страны» – код страны поставщика товаров и услуг по ОКСМ. Значение выбирается из справочника «Страны». Поле обязательно для заполнения.