5.          Работа с исходящими документами

5.1.             Основные положения

Документы, создаваемые в программе и передаваемые в УФК, называются исходящими.

Работа с исходящими документами, в общем случае, проводится следующим образом.

Вначале документ создается. Все реквизиты документа либо вводятся, либо берутся из любых имеющихся документов. Документ проверяется на корректность заполнения и сохраняется, его можно отредактировать. После чего он подписывается ЭЦП и отправляется в УФК.

Со стороны получателей документов проводятся проверки и обработка документов, в результате которой АП получает в режиме реального времени информацию о состоянии своих документов. Состояние документа определяется по статусу.

Все возможные операции с документом зависят от его типа и текущего статуса (см. п. 5.2).

Примечание.     В настоящее время используется схема документооборота с УФК-сервером, в случае открытия лицевых счетов администратору поступлений в ОФК будет использоваться схема документооборота с ОФК-сервером.

5.2.             Статусы документов

Созданный и сохраненный документ имеет статус «новый». Затем, в зависимости от выполняемых операций, документ последовательно меняет статусы и, когда обработка по данному документу завершена, он переходит в статус «исполнен».

Примечание:    Наличие символа «+» рядом со статусом означает, что информация о смене статус отправлена на АРМ отправителя. Наличие символа «*» рядом со статусом означает, что документ создан на другом АРМ.

Для исходящих документов возможны следующие статусы:

–      «Новый» – этот статус присваивается вновь созданному документу. Документ со статусом можно отредактировать, удалить, подписать.

–      «Подписан» – документ подписан и готов к отправке. Если под документом должно стоять несколько подписей, то их статус будет иным, например «подписан I(ждет II)», если под документом стоит одна подпись из двух требуемых.

–      «Ждет отправки» – статус присваивается документу в результате выполнения команды «К отправке». По умолчанию статус «ждет отправки» автоматически изменяется на статус «отправляется», что свидетельствует о том, что подключены соответствующие автопроцедуры. Если смена статусов не происходит, значит, что нет подключения автопроцедур. Тогда документам с этим статусом ещё можно вернуть статусы «подписан», «новый». Это последний статус, с которого можно вернуться к редактированию или удалению документа, снять подпись. Следующий этап – отправка документа.

–      «Отправлен» – статус присваивается документу автоматически по выполнению автопроцедуры после статуса «ждет отправки» или по команде «отправить».

–      «Доставлен» – статус присваивается документу в том случае, если транспортная подсистема принимающей стороны подтвердила приём документа.

Примечание:    Автопроцедуры подключены, поэтому автоматически документ после принятого статуса «ждёт отправки» будет принимать статусы «отправляется», «отправлен» и «доставлен».

–      «ЭЦП не верна» – статус присваивается, если при проверке ЭЦП на принимающей стороне возникла ошибка (изменение полей документа, сбой передачи и т.д.). Документ нужно создать заново и повторить отправку.

–      «Принят» – статус присваивается, если документ получен и принят к исполнению.

–      «Отказан» – статус присваивается документу, если он получен, но не принят к исполнению (не соответствует правилам оформления документов или исполнение документа там невозможно). Обоснование отказа можно увидеть в поле «Сообщение» при просмотре документа.

–      «Исполнен» – статус присваивается, если документ исполнен.

–      «Принят банком» – статус присваивается только документу «Платежное поручение на возврат» и означает, что документ был принят банком в обработку.

6.          Отправка служебной информации

6.1.             Работа с произвольными документами

Для передачи любой служебной информации в органы ФК служат произвольные документы. В произвольный документ могут быть вложены файлы любого типа, которые передаются в составе документа.

С данным документом работа проводится аналогично работе с любым исходящим документом: он создается, подписывается и отправляется.

Конечный статус, принимаемый документом, является статус «принят».

Как ввести документ, рассказано в следующем подразделе, как подписать и отправить документ см. соответствующие пункты раздела 5 «Работа с исходящими документами».

Примечание.     В качестве вложений произвольного документа используются, в том числе, графические файлы (сосканированные копии сопроводительных документов: договоров, накладных, счетов-фактур и т.д.). При обмене рекомендуется использовать графические файлы со следующими характеристиками:

-     Тип файла – JPG, TIFF.

-     Глубина цвета не более 16 Бит.

-     Разрешение не более 150 DPI.

6.2.             Создание нового произвольного документа

Для создания нового произвольного документа нужно выбрать пункт меню «Документы – Служебные – Произвольные документы» и добавить новый документ. Для ввода нового документа нажимается кнопка  или клавиша «Insert». Появится экранная форма, представленная на рисунке 2.

Рисунок                 2. Форма произвольного документа

В поля документа вводятся следующие данные:

–      «Номер» – номер документа. Значение указывается вручную. При помощи кнопки  номер проставляется автоматически из принципа N+1, где N – номер последнего сохраненного документа. Доступно для редактирования.

–      «Дата» – дата документа. Автоматически устанавливается текущая дата.

–      «Получатель сообщения» – получатель, на АРМ которого отправляется сообщение.

–      «Отправитель сообщения» – АП, от которого исходит сообщение.

–      «Тип сообщения» – в данном поле из всплывающего списка выбирается тип произвольного документа.

Примечание:    Стандартный тип произвольного документа – «Письмо». Помимо данного типа администратором системы могут быть заведены другие типы произвольных документов, используемые для механизма импорта с автоприкреплением файлов и выгрузки вложений. Также сам тип «Письмо» может быть настроен на использование этих механизмов.

–      «Тема сообщения» – произвольный текст этого поля определяет тематику посылаемого документа.

–      «Сообщение» – основной текст сообщения. Это может быть произвольный текст.

В нижней части формы, в поле «Контейнер вложений», можно прикрепить любые файлы. Для этого следует перейти в данную область и нажать клавишу «Insert» или в локальном меню выбрать пункт «Вставить». На экран будет выведено диалоговое окно выбора файла.

Чтобы удалить прикрепленный документ из списка, нужно нажать клавишу «Delete» или в локальном меню выбрать пункт «Удалить».

Названия прикрепленных файлов могут отображаться в одном из четырех видах: крупные значки, мелкие значки, список и отчет. Для того чтобы изменить внешний вид списка файлов нужно в локальном меню выбрать пункт «Вид» и далее выбрать вид списка.

После ввода документ стандартным образом подписывается ЭЦП и отправляется на сервер УФК.

6.3.             Выгрузка вложений произвольного документа

Для сохранения вложений входящего произвольного документа с использованием механизма выгрузки необходимо выполнить команду контекстного меню «Выгрузка вложений» с документом, находящемся в статусе «*Принят+». В результате выполнения операции документ перейдет на статус «Экспортирован», а вложенный файл будет выгружен в директорию выгрузки, указанной в шаблоне экспорта.

Если вложения произвольного документа требуется выгружать несколько раз, используется команда контекстного меню «Выгрузка вложений (без смены статуса)».

Внимание!         Шаблон экспорта вложений произвольного документа настраивается администратором системы.

Для сохранения вложений входящего произвольного документа стандартным способом в пользовательскую директорию следует открыть документ двойным щелчком мыши, либо при помощи кнопки  и в поле «Контейнер вложений» щелкнуть правой кнопкой мыши на файле вложения. В открывшемся контекстном меню следует использовать команды:

–      «Открыть» – открывает файл из текущего места.

–      «Сохранить как» – позволяет сохранить файл в выбранную директорию.

6.4.             Импорт произвольных документов с автоприкреплением файлов

В системе СЭД реализована функция импортирования произвольных документов с вложенными в них файлами. Импорт произвольных документов с автоприкреплением файлов производится в форме «Произвольные документы».

Для импортирования произвольного документа с автоприкреплением файлов необходимо выполнить команду контекстного меню «Импорт с автоприкреплением файлов», после чего система сделает обращение к директории, указанной в настройке шаблона импорта с целью поиска файлов для прикрепления к документу.

Внимание!         Шаблон импорта произвольного документа с автоприкреплением файлов настраивается администратором системы.

После того как файлы будут найдены, в результате выполнения операции создадутся документы, в каждый из которых будет вложен один файл.

Внимание!         Следует формировать прикрепляемые файлы с названием, включающим код БУ получателя (первые 1-5 символов названия). В противном случае в сформированном документе с прикрепляемым файлом не будет заполняться получатель сообщения (поле «Получатель сообщения»). Такой документ не пройдет контроль корректности заполнения и примет статус «ошибка автоконтроля».

После импортирования документ проверяется, подписывается ЭЦП и доставляется на сервер СЭД. Информация об успешной передаче документа, в виде квитка, передается отправителю – изменяется статус документа.

В системе СЭД существует возможность автоматического импортирования произвольных документов с вложенными в них файлами, отправки и выгрузки вложений с помощью автопроцедур.

Внимание!         Настройка автопроцедур осуществляется ТОЛЬКО администратором системы СЭД. Пользовательское вмешательство в настройки автопроцедур может привести к некорректной работе системы.

7.          Исходящие документы с АРМ Клиент-АП на АРМ Сервер-УФК

7.1.             Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа

Документ «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа» предназначен для уточнения (выяснения) вида и принадлежности поступлений, зачисленных на счета органов Федерального казначейства, для осуществления зачета платежей, а также для уточнения операций по кассовым выплатам, отраженным на лицевых счетах клиентов органов Федерального казначейства.

Доставка информации об уточнении принадлежности поступлений к виду доходов от АП до ТОФК осуществляется посредством передачи ЭД «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа» от АРМ Клиент-АП на АРМ Сервер-УФК/Сервер-ОФК.

На АРМ Клиент-АП обеспечивается выполнение следующих операций с ЭД «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа»:

–      создание документа путем ручного ввода;

–      импорт в виде файла из каталога обмена с учетной системой УБП;

–      проверка корректности реквизитов документа;

–      просмотр документа;

–      редактирование документа, введенного вручную (возможно только на статусах «Новый» и «Проверено»).

–      наложение ЭЦП, отмена ЭЦП;

–      печать документа, согласно принятому шаблону;

–      хранение и архивация документа в БД ППО «СЭД»;

–      доставка документа на АРМ Сервер-УФК/Сервер-ОФК;

–      ручной экспорт ЭД без смены статуса.

Для работы с ЭД «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа» следует выбрать пункт меню «Документы – Кассовое обслуживание – Уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа (новые)».

Для создания документа нажать кнопку  или клавишу «Insert». Появится экранная форма документа, представленная на рисунке 3.

Экранная форма документа содержит общие поля и вкладки.

В верхней и нижней части документа заполняются общие поля:

–      «Номер» – номер Уведомления, присвоенный клиентом. При помощи кнопки  номер проставляется автоматически по прядку N+1, где N – номер последнего сохраненного в базе документа. Номер можно ввести вручную при условии его уникальности в пределах даты, за которую сформирован документ. Обязательное для заполнения поле.

–      «Дата» – дата заполнения Уведомления, не может быть позднее текущей даты. По умолчанию указывается текущая дата. Обязательное для заполнения поле.

–      «Основание» – комментарий исполнителя документа. Необязательное поле.

–      «Сообщение» – служебная информация об обработке документа. При создании документа вручную поле отсутствует.

Рисунок                 3. Экранная форма «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа», вкладка «Основные»

На вкладке «Основные» заполнить следующие поля:

–      «Бюджет» – указывается наименование соответствующего бюджета. По умолчанию проставляется значение из профиля пользователя, которое может быть изменено путем выбора другого значения из справочника «Бюджеты». Обязательное для заполнения поле.

Примечание.     При изменении значения поля «Бюджет» выполняется очистка всех полей вкладки «Основные», кроме полей групп: «Орган ФК», «Запрос (заявление)» и «Плательщик».

–      Группа полей «Участник бюджетного процесса»:

–     «ПБС/АДБ/АИФД» – код и полное наименование УБП, оформившего данный документ. Код заполняется из справочника РУБП, если в поле «Бюджет» указан «федеральный бюджет» и не заполнено поле «Л/С ФО» группы полей «Финансовый орган». Для других уровней бюджета код не заполняется. Наименование заполняется из справочника РУБП для УБП федерального уровня или ПУБП для УБП другого уровня. Значение может быть изменено вручную. Наименование обязательно для заполнения, если не заполнено поле «Л/С ФО» группы полей «Финансовый орган». Ручной ввод произвольного значения в поле «Полное наименование ПБС/АДБ/АИФДБ» разрешен, если выполняются следующие условия:

–     в записи справочника «Сводный реестр УБП» значение поля «Тип контура» равно «S»;

–     значение поля «Бюджет» в ЭД равно значению «Федеральный бюджет» без учета регистра.

–     «Лицевой счет» – указывается лицевой счет УБП, оформившего данный документ. Значение можно ввести вручную, либо выбрать из справочника «Лицевые счета», ограниченного перечнем лицевых счетов, принадлежащих УБП и указанному бюджету. Обязательное для заполнения поле при отсутствии значения в поле «Л/С ФО» группы полей «Финансовый орган».

–     «Код главы» – указывается код главы (ППП) по БК для ГРБС/ГАДБ/ГАИФДБ, в ведении которого находится УБП, оформивший данный документ. Значение можно ввести вручную (при этом контролируется наличие значения в справочнике «Коды глав»), либо выбрать из справочника «Коды глав», в зависимости от бюджета, указанного в поле «Бюджет». Обязательное для заполнения поле при отсутствии значения в поле «Л/С ФО» группы полей «Финансовый орган».

–     «ГРБС/ГАДБ/ГАИФДБ» – полное наименование главного распорядителя бюджетных средств, главного администратора доходов бюджета или главного администратора источников финансирования дефицита бюджета, в ведении которого находится УБП, оформивший данный документ. Поле по умолчанию заполняется значением поля «Полное наименование» из справочника РУБП или ПУБП, соответствующего коду главы, указанному в поле «Код главы», и бюджету, указанному в поле «Бюджет». Поле не редактируется. Очистку ошибочно заполненных полей ГРБС/ГАДБ/ГАИФДБ можно произвести с помощью расположенной справа кнопки «Очистить». Обязательное для заполнения поле при отсутствии значения в поле «Л/С ФО» группы полей «Финансовый орган».

Примечание.     Ручной ввод произвольного значения в поле «Полное наименование ГРБС/ГАДБ/ГАИФДБ» разрешен, если выполняются следующие условия:

–     в записи справочника «Сводный реестр УБП» значение поля «Тип контура» равно «S»;

–     значение системной константы «Режим секретности контура» равно «Не секретный»;

–     значение поля «Наименование бюджета» в ЭД равно значению «Федеральный бюджет» без учета регистра.

–      Группа полей «Финансовый орган»:

–     «ФО» – полное наименование финансового органа соответствующего бюджета. Для УБП федерального уровня автоматически проставляется значение «Министерство финансов Российской Федерации». Для УБП прочих уровней проставляется полное наименование УБП с полномочиями ФО из справочника ПУБП в соответствии с указанным бюджетом. Поле не редактируется и обязательно для заполнения.

–     «Л/С ФО» – лицевой счет ФО, оформившего данный документ. Значение выбирается из справочника «Лицевые счета» с ограничением по типу л/с ФО (тип л/с равен значению «02») и указанному бюджету. Обязательное для заполнения поле при отсутствии значения в поле «Лицевой счет» группы полей «Участник бюджетного процесса».

–      Группа полей «Орган ФК»: «Орган ФК» – код и полное наименование ОрФК, в адрес которого направляется документ. По умолчанию проставляется код ОрФК, клиентом которого является пользователь системы. Код ОрФК может быть изменен на другое значение из справочника «Органы ФК». Наименование ОрФК автоматически подтягивается из справочника по коду и недоступно для редактирования. Поля обязательны для заполнения.

–      «Вид средств» – указывается код вида средств. Поле обязательно для заполнения только при уточнении с единого счета бюджета. Не заполняется на АРМ Клиент-АП при уточнении на счете учета поступлений. Выбирается из списка значений:

–     1 – средства от бюджетной деятельности,

–     2 – средства от приносящей доход деятельности,

–     3 – средства за счет дополнительного бюджетного финансирования,

–     4 – средства на обеспечение оперативно-розыскных мероприятий,

–     5 – средства во временном распоряжении.

–      Группа полей «Запрос (заявление)» заполняется только при наличии запроса ТОФК или заявления контрагента:

–     «Номер» – указывается номер запроса на выяснение принадлежности платежа или номер заявления контрагента. Необязательное для заполнения поле.

–     «Дата» – дата запроса (заявления), не может быть позднее даты уведомления. При заполнении поля «Номер» является обязательным для заполнения полем.

–      Группа полей «Плательщик»:

–     «Наименование» – указывается наименование (для физического лица – ФИО) плательщика в соответствии с приложенным к банковской выписке расчетным документом (не более 160 символов). Поле необязательно для заполнения. Не заполняется при уточнении на едином счете бюджета в случае изменения КБК на основании нормативных правовых актов. Не заполняется при уточнении на счете учета поступлений, в случае формирования уведомления без указания реквизитов платежного документа.

–     «ИНН» – указывается ИНН плательщика. Поле необязательно для заполнения. Не заполняется при уточнении на едином счете бюджета в случае изменения КБК на основании нормативных правовых актов. Не заполняется при уточнении на счете учета поступлений, в случае формирования уведомления без указания реквизитов платежного документа.

–     «КПП» – указывается КПП плательщика. Поле необязательно для заполнения. Не заполняется при уточнении на едином счете бюджета в случае изменения КБК на основании нормативных правовых актов. Не заполняется при уточнении на счете учета поступлений, в случае формирования уведомления без указания реквизитов платежного документа.

–     «Счет» – указывается номер банковского счета плательщика. Поле необязательно для заполнения.

–     «Паспортные данные» – указываются серия, номер паспорта, его дата выдачи и кем выдан паспорт (не более 1000 символов). Поле необязательно для заполнения. Для учреждения, организации плательщика – не заполняется.

Рисунок                 4. Экранная форма «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа», вкладка «Почтовая информация»

На вкладке «Почтовая информация» заполнить следующие поля:

–      Группа полей «Отправитель»:

–     «Уровень бюджета» – значение из справочника «Уровни бюджетов». Обязательное для заполнения поле.

–     «УБП» – код и полное наименование УБП. При значении уровня бюджета «1» (федеральный бюджет) заполняется в соответствии справочником РУБП, при остальных значениях уровня бюджета заполняется в соответствии с УНК, присвоенному органом ФК в ПУБП. Наименование автоматически заполняется по коду из справочника. Поля обязательны для заполнения. Ручной ввод произвольного значения в поле «Полное наименование УБП отправителя» разрешен, если выполняются следующие условия:

–     в записи справочника «Сводный реестр УБП» значение поля «Тип контура» равно «S»;

–     значение поля «Бюджет» в ЭД равно значению «Федеральный бюджет» без учета регистра.

–      Группа полей «Получатель»:

–     «ОрФК» – код и наименование ОрФК – получателя уведомления, в котором открыт лицевой счет УБП, для которого зарегистрирован АРМ клиента ОрФК. Значение кода может быть изменено на значение из справочника «Органы ФК». Обязательное для заполнения поле. Наименование автоматически заполняется по коду из справочника и недоступно для редактирования.

Рисунок                 5. Экранная форма «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа», вкладка «Реквизиты документов»

На вкладке «Реквизиты документов» (см. рисунок 5) расположены две таблицы, в которых указываются реквизиты уточняемых и уточненных документов.

Для ввода реквизитов уточняемых документов нажать кнопку  в таблице «Реквизиты уточняемых документов». На экране появится форма «Реквизиты уточняемого документа» (см. рисунок 6).

Рисунок                 6. Форма «Реквизиты уточняемого документа»

В форме «Реквизиты уточняемого документа» (см. рисунок 6) заполнить следующие поля:

–      «№ п/п» – порядковый номер записи. Заполняется автоматически. У соответствующих записей таблиц уточняемых и уточненных реквизитов значения «№ п/п» должны совпадать.

–    &nb… Продолжение »